Met xxllnc Anonimiseren handelt UWV Woo-aanvragen 40% sneller af

Overheden moeten vanuit de Woo steeds meer informatie openbaar maken, terwijl de AVG vraagt om strikte bescherming van persoonsgegevens. Die balanceeract maakt openbaarmaking in de praktijk een grote en ingewikkelde klus. UWV-medewerkers melden dat hun werk lichter wordt met xxllnc Anonimiseren.

De Wet open overheid en het UWV

Als publieke organisatie valt UWV onder de Wet open overheid (Woo). Dat betekent dat het zelfstandig bestuursorgaan actief informatie openbaar maakt, zoals bestuurlijke documenten, het klachtenregister en organisatiebrede onderzoeken.

Daarnaast krijgt UWV ook Woo-aanvragen van journalisten, organisaties of inwoners. Bijvoorbeeld over het gebruik van algoritmes of over de protocollen die worden gevolgd bij het opsporen van fraude.

Waarom persoonsgegevens anonimiseren?

Die transparantie raakt direct aan een ander belangrijk uitgangspunt van de Nederlandse overheid: privacy. Informatie moet toegankelijk zijn, zonder dat persoonsgegevens of herleidbare gegevens onbedoeld op straat komen te liggen.

Voor UWV is anonimiseren daarom een belangrijke stap in het Woo-proces. Zeker nu verzoeken uitgebreider worden en UWV daarnaast steeds meer informatie actief publiceert, wordt zorgvuldig en efficiënt anonimiseren steeds belangrijker.

Van handmatig lakken naar intelligente ondersteuning

Voorheen was anonimiseren bij UWV grotendeels handwerk. “Eerst gebeurde dat letterlijk door passages zwart te lakken en documenten opnieuw in te scannen,” vertelt Dwight Lont. In zijn rol als Product Owner/Businessanalist bij UWV voorziet hij verschillende stafafdelingen van informatie.

Later werd het proces digitaal ondersteund met Adobe Pro, maar ook toen bleef het een arbeidsintensieve klus: medewerkers moesten zelf bepalen welke informatie moest worden gezwart en daar vervolgens blokken overheen plaatsen.

Die manier van werken kostte veel tijd, zeker bij dikke rapporten. UWV’ers moesten iedere pagina handmatig beoordelen. Dat maakte het proces arbeidsintensief en vergrootte de kans dat iets over het hoofd werd gezien.

Voordelen van xxllnc Anonimiseren

Tijd om dit anders aan te pakken. Daarom koos UWV voor xxllnc Anonimiseren. De oplossing analyseert documenten en doet suggesties voor gegevens die mogelijk geanonimiseerd moeten worden. De eindgebruiker blijft daarbij altijd aan zet: de software voert niet zelfstandig wijzigingen door, maar ondersteunt medewerkers bij het beoordelen van informatie.

Een belangrijk voordeel voor UWV? xxllnc Anonimiseren helpt niet alleen bij het herkennen van gegevens die mogelijk moeten worden gezwart, maar ook bij gegevens die juist zichtbaar mogen blijven. Denk aan openbare organisatienamen, publieke namen van bijvoorbeeld bestuurders of telefoonnummers die al openbaar beschikbaar zijn. Die gegevens kunnen worden uitgesloten, zodat ze niet onnodig worden geanonimiseerd.

Haring, Bank en Biertje anonimiseren?

Ook helpt de xxllnc-software gebruikers om onderscheid te maken tussen termen die op het eerste gezicht hetzelfde lijken. Denk aan het verschil tussen een haring en de heer Haring, een bank en mevrouw Bank, of namen als Jan Spek, Truus Kok en Willem Biertje. Juist dit soort contextuele verschillen maakt anonimiseren complex. xxllnc Anonimiseren kijkt niet alleen naar losse woorden, maar ook naar de context waarin ze staan, zodat duidelijk wordt wanneer er sprake is van een persoonsgegeven.

Ook is het voor UWV belangrijk dat in xxllnc Anonimiseren rollen kunnen worden ingericht en dat er een audittrail beschikbaar is. Door taken en bevoegdheden duidelijk te verdelen, ontstaat controle over wat wel en niet wordt geanonimiseerd. Dat helpt voorkomen dat informatie te snel of zonder de juiste grondslag wordt zwartgelakt.

Het doel: de perfecte balans tussen privacy en openbaarheid. “Een document waarin vrijwel alles zwart is gemaakt, daar heeft niemand iets aan,” zegt Dwight lachend. “Dan denk je: we zijn heel transparant, maar ik kan niks lezen.”

Persoonsgegevens 40 procent sneller anonimiseren

De winst zit niet alleen in zorgvuldigheid, maar ook in snelheid. Waar medewerkers vroeger met Adobe soms tien minuten per pagina bezig waren, levert xxllnc Anonimiseren na het uploaden van een document al snel suggesties op. Voor een heel rapport zijn die suggesties binnen korte tijd beschikbaar.

Volgens Dwight is het proces daardoor naar schatting 40 procent sneller dan voorheen. Dat is een belangrijke verbetering, zeker omdat Woo-verzoeken binnen wettelijke termijnen moeten worden afgehandeld en het aantal en de omvang van verzoeken toenemen. “Wat ik vanuit de eindgebruikers begrijp, is dat dit het leven gewoon veel makkelijker en simpeler maakt.”

Over UWV

Het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV) verzorgt uitkeringen zoals WW en WAO en helpt werkzoekenden bij het vinden van werk. Bij UWV werken ruim 22.000 mensen, verspreid over zo’n 60 locaties. UWV onderzoekt inmiddels of xxllnc Anonimiseren ook buiten het Woo-proces kan worden ingezet, namelijk door een interne afdeling die data deelt met het RIVM.

www.uwv.nl

Voor dit succesverhaal hebben we gesproken met Dwight Lont, Product Owner bij UWV.