Een simpel aanvraagproces door slimme formulieren

Bereken Je Recht ontstond in 2006 vanuit een heel praktische vraag. John Nuyten, tegenwoordig adviseur bij Stimulansz, werkte destijds nog bij de gemeente Goirle en merkte dat zowel inwoners als medewerkers moeite hadden om overzicht te houden in alle regelingen.

Wat is Bereken Je Recht?

“Als iemand belde met een financieel probleem, was niet meteen duidelijk welke oplossingen daarbij hoorden”, vertelt John. “Dan moest je iemand in de wacht zetten om het uit te zoeken.”

Daarom bouwde hij een eerste versie van Bereken Je Recht: een digitale oplossing waarmee inwoners door het beantwoorden van een paar vragen konden zien op welke gemeentelijke regelingen zij mogelijk recht hadden.

“Dat was aanvankelijk heel simpel: ik verdien bijvoorbeeld € 1.300, krijg ik dan nog € 200 voor een pasje? En: ik verdien € 1.400, krijg ik dan € 100 voor een pasje of krijg ik dan helemaal geen pasje?”

Ook andere gemeenten, waaronder Utrecht, hadden interesse in deze aanpak. Dat was genoeg reden om de tool groter aan te pakken. John besloot Bereken Je Recht onder te brengen bij een kennis- en adviesorganisatie waar hij al mee samenwerkte: Stimulansz.

Samenwerking met xxllnc

Na zo’n 5 jaar merkte John dat Bereken Je Recht niet meer volledig aansloot op de wensen en verwachtingen van inwoners. “Mensen kregen een fijn verhaal waarin precies stond waar ze recht op hadden, maar daarna werden ze op de laatste pagina eigenlijk achtergelaten met huiswerk: ga nu zelf maar uitzoeken hoe je dit aanvraagt.”

John zag voor zich hoe dit beter kon: een inwoner komt vanuit Bereken Je Recht op de resultatenpagina, ziet bijvoorbeeld drie regelingen waarvoor diegene mogelijk in aanmerking komt en kan deze in één keer aanvragen. Daarbij hoeft de inwoner maar één keer in te loggen met DigiD en bewijsstukken maar één keer aan te leveren.

Om dit mogelijk te maken benaderde hij Lost Lemon, een softwarebedrijf gespecialiseerd in digitale formulieren dat inmiddels deel uitmaakt van xxllnc.

Neeltje van Hooft, adviseur Bestaanszekerheid bij Stimulansz, vat de achterliggende techniek praktisch samen: “Eigenlijk is er een DigiD-deurtje, dat het formulier van xxllnc opent.”

Bereken Je Recht Plus, zoals de oplossing ging heten, werd heel passend gelanceerd in Goirle, de gemeente waar alles ooit was begonnen. Inmiddels gebruiken ongeveer 20 gemeenten de op xxllnc Formulieren gebaseerde oplossing.

Eén duidelijke flow voor inwoners

Bereken Je Recht viert dit jaar zijn twintigste verjaardag. Daarom is de software volledig vernieuwd. Neeltje: “Wat John ooit heeft gebouwd, hebben we opnieuw ontwikkeld: niet alleen in een nieuw jasje, maar eigenlijk ook in een nieuwe body.”

De vernieuwde versie brengt landelijke en lokale regelingen samen in één flow. Voorheen waren dat twee losse routes: het landelijke deel via het Nibud en het gemeentelijke deel via Stimulansz. Nu vult de inwoner één keer gegevens in en krijgt diegene in één keer inzicht in mogelijke landelijke én lokale ondersteuning.

Die flexibiliteit is extra belangrijk omdat het gaat om kwetsbare inwoners. Als het aanvraagproces te ingewikkeld wordt, haken mensen af. “Als het moeilijk werkt, dan werkt het niet en zijn mensen weg”, zegt John.

Samen één gezicht richting gemeenten

De samenwerking tussen Stimulansz en xxllnc speelt zich vaak af in een driehoek: de gemeente, Stimulansz en xxllnc. Gemeenten melden zich meestal bij Stimulansz met interesse in de plusmodule van Bereken Je Recht. Vervolgens wordt samen met xxllnc gekeken welke aanvraagroute het beste past.

Soms is een eenvoudige overdracht naar een gemeentelijke mailbox voldoende. In andere gevallen is een koppeling met een zaaksysteem of sociaal-domeinsuite gewenst. Vooral de koppeling met een zaaksysteem biedt veel mogelijkheden, omdat gegevens en bewijsstukken dan gestructureerd kunnen worden overgedragen.

Wat de samenwerking bijzonder maakt, is dat geen gemeente precies hetzelfde werkt. Regelingen verschillen, aanvraagprocessen verschillen en ook de systemen waarin gemeenten aanvragen afhandelen zijn niet overal gelijk. Dat vraagt om flexibiliteit.

Daarom zijn korte communicatielijnen tussen Stimulansz en xxllnc belangrijk. De afgelopen periode is daarin veel opgebouwd. Nadat zowel bij xxllnc als Stimulansz kennisdragers de organisatie verlieten, zijn er nu gelukkig weer vaste contactpersonen. Dat is erg belangrijk volgens Neeltje, omdat voor een oplossing als Bereken Je Recht meer expertise nodig is dan ‘alleen maar een formulier inrichten’.

Over Stimulansz

Stimulansz is de kennis- en adviespartner van meer dan 90% van alle gemeenten in Nederland en werkt ook voor onder meer ministeries, wijkteams en onderwijsinstellingen. Bereken Je Recht is een slimme online tool voor gemeenten die hun minimabeleid toegankelijk, begrijpelijk en digitaal willen aanbieden.

Voor dit succesverhaal hebben we gesproken met John Nuyten, specialist Bereken Je Recht, en Neeltje van Hooft, adviseur Bestaanszekerheid, beiden werkzaam bij Stimulansz.