Regionaal Archief Rivierenland: een e-Depot is pas het begin

Welke lessen levert die jarenlange ervaring op voor overheidsorganisaties die met digitale archivering aan de slag gaan?

Niet wachten, maar beginnen

RAR zag al vroeg dat het digitale archief hun kant op zou komen. Daarom kozen ze ervoor om niet te wachten tot het moment waarop informatie daadwerkelijk moest worden overgebracht.

“Je kunt verschillende houdingen aannemen: je wacht totdat die twintig jaar is verstreken voor digitaal archief, of je gaat alvast ermee aan de slag,” vertelt Léon Masselink, adviseur digitaal informatiebeheer en projectleider digitale archivering bij RAR.

Rond 2018 startte RAR daarom met een eerste versie van het e-Depot. Door er daadwerkelijk mee te werken, kon de archiefdienst ontdekken wat in de praktijk goed werkte en waar nog uitdagingen lagen.

Van digitaal bewaren naar een compleet proces

In het begin zag RAR het e-Depot vooral als een voorziening om digitale archieven veilig en duurzaam op te slaan. Gaandeweg werd duidelijk dat bewaren maar één onderdeel is. Informatie moet uiteindelijk ook beschikbaar en raadpleegbaar zijn. Daarnaast vraagt een overdracht om een goede voorbereiding.

Voordat informatie naar het e-Depot gaat, is het belangrijk om de volledigheid en structuur van de informatie te controleren. Dossiers afsluiten, bewaartermijnen en waarderingen toekennen en metadata op orde brengen zijn daar onderdeel van. RAR werkt daarbij met MDTO, een standaard voor het vastleggen van metagegevens over overheidsinformatie.

“Je hebt best wel een groot aantal zaken die je eigenlijk allemaal geregeld wilt hebben voordat je überhaupt gaat importeren,” legt Léon uit.

Ook de informatie die het RAR ontvangt, is in de loop der jaren diverser geworden. Het gaat om documenten en dossiers, maar ook om raadsinformatie met video en ruimtelijke informatie. Die verschillende vormen van informatie brengen hun eigen eisen voor beschikbaarstelling en raadpleging met zich mee.

Wat vraagt dat van een organisatie?

Een e-Depottraject begint dus niet pas op het moment dat informatie wordt overgebracht. Ook binnen de eigen organisatie is voorbereiding nodig.

Een concreet voorbeeld is het uitfaseren van een informatiesysteem. Wanneer een oud systeem wordt vervangen, kan daar nog informatie in staan die vanwege de bewaartermijn behouden moet blijven. Uitplaatsing naar een e-Depot kan dan een manier zijn om die informatie duurzaam te bewaren en het oude systeem daadwerkelijk af te sluiten.

Zeker bij oudere systemen kan het lastig zijn om te bepalen welke informatie waar staat en wat ermee moet gebeuren. Soms is er binnen een organisatie nog maar één medewerker die precies weet hoe een systeem jarenlang is gebruikt.

“Hoe langer je daarmee wacht, hoe moeilijker het wordt om mensen te vinden die nog snappen hoe het systeem is opgebouwd en wat ze moeten aanpassen,” zegt Léon.

Ook verschilt de aanpak per organisatie. De ene organisatie wil actief aan de slag met digitale archivering, terwijl een andere eerst nog moet bepalen waarom en wanneer dat nodig is.

Leren door te doen

Wat zou Léon meegeven aan organisaties die nu met een e-Depot aan de slag gaan? Zijn antwoord is duidelijk: “Doen, leren door te doen.”

Door daadwerkelijk informatie over te brengen, ontdek je wat het systeem kan, waar de grenzen liggen en welke processen je als organisatie moet inrichten. Hierdoor ontstaat steeds meer inzicht in de mogelijkheden en wordt het makkelijker om volgende trajecten aan te pakken.

“Het hebben van een e-Depot is stap 0.1 en daarna moet je er gebruik van maken. Daarmee kom je er pas echt achter wat je nodig hebt aan functionaliteiten. Geen systeem is perfect,” aldus Léon.

Bij het werken met het e-Depot heeft het RAR doorgaans korte lijnen met DE REE. Léon ervaart DE REE als benaderbaar en merkt dat er in de regel goed wordt meegedacht en dat er herkenning is voor de punten die hij aandraagt. Om die stem als gebruiker verder te versterken, is hij vorig jaar samen met collega-archiefinstellingen een werkgroep e-Depot gestart.

De nieuwe Archiefwet: tijd om processen op orde te brengen

De nieuwe Archiefwet verandert voor RAR niet direct de hele aanpak rondom digitale archivering. Wel is de verkorting van de overbrengingstermijn belangrijk. Die wijziging werkt niet met terugwerkende kracht, maar betekent op termijn wel dat blijvend te bewaren informatie eerder naar een archiefdienst gaat.

Dat is voor organisaties een extra reden om die processen nu goed in te richten. Wie pas begint wanneer informatie daadwerkelijk moet worden overgebracht, kan tegen dezelfde uitdagingen aanlopen die RAR de afgelopen jaren in de praktijk heeft leren kennen.

De belangrijkste les van RAR na jaren werken met een e-Depot? Begin op tijd, doe ervaring op en ontdek gaandeweg wat jouw organisatie nodig heeft.

Over Regionaal Archief Rivierenland

Regionaal Archief Rivierenland (RAR) is een samenwerkingsverband van zeven gemeenten in het westelijk Gelders rivierengebied. Het RAR zorgt ervoor dat archieven goed worden bewaard en voor iedereen toegankelijk zijn. Daarnaast ondersteunt het RAR aangesloten organisaties bij informatiebeheer en digitale archivering.