VTH-processen zaakgericht aangepakt

Door de Omgevingswet staat de informatiehuishouding bij overheden hoog op de agenda. Om informatie uit te wisselen zijn ze verplicht een aantal lokale systemen aan te sluiten op de landelijke voorziening van het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). Dat vraagt om technische aanpassingen op het gebied van informatiebeheer.

Voor Wetterskip Fryslân een goed moment om na 20 jaar de VTH-applicatie (vergunningverlening, toezicht en handhaving) te vervangen. Het waterschap, dat Friesland en het Groninger Westerkwartier als beheergebied heeft, zag dit ook als kans om de processen volledig te digitaliseren.

Op zoek naar een nieuw systeem

Wetterskip Fryslân had een sterke voorkeur voor een zaaksysteem, maar ook andere oplossingen waren nog steeds mogelijk. Want uiteindelijk gaat het niet om de techniek, maar om verbetering van de dienstverlening; dat is ook de achtergrond van de Omgevingswet.

Een nieuwe oplossing moest niet alleen flexibel, gebruiksvriendelijk en betaalbaar zijn, nog belangrijker was dat de status van een locatie altijd inzichtelijk zou zijn; welke bestemmingsplannen, vergunningen of andere relevante zaken spelen op die locatie?

De koppeling met het geografische systeem van het waterschap was dan ook een harde eis bij de keuze van een nieuwe oplossing. Wetterskip Fryslân werkt namelijk veel met locaties zoals sloten en weilanden die niet via postcodes of huisnummers op de kaart te vinden zijn.

Over Wetterskip Fryslân

Wetterskip Fryslân is het grootste waterschap van Nederland. Het beheergebied is 355.000 hectare groot en beslaat heel Friesland, de 4 Friese Waddeneilanden en een deel van het Groninger Westerkwartier. Met 200 kilometer aan dijken en 3.300 kilometer aan waterkeringen zorgen ze dat het water van Friesland binnen de sloten en vaarten blijft.

Keuze voor xxllnc Zaken

Het waterschap ging niet over één nacht ijs. Na een eerste selectie bleef een tweetal leveranciers over die werden uitgenodigd voor een proof of concept. Wij waren een van die partijen en lieten zien dat je in xxllnc Zaken (voorheen bekend als zaaksysteem.nl) veel verschillende processen en databronnen flexibel en op basis van API’s kunt inrichten. Samen met een mooie referentie van een bestaande klant gaf dat de doorslag om voor ons te kiezen.

De overstap naar een nieuw systeem was een goed moment om de processen binnen het waterschap naar een hoger niveau te tillen. De grote wens was alle processen te digitaliseren. Nauw hiermee samen hing de behoefte om volledig zaakgericht te werken. Dat is dé manier om processen binnen een overheidsorganisatie van aanvraag tot afhandeling te digitaliseren en stroomlijnen. Het resultaat: klanten die sneller en beter geholpen worden.

Binnen het zaakgericht werken worden objecten gebruikt voor het vastleggen van statische gegevens, dit is ook een standaardonderdeel in een VTH-applicatie. Voor een waterschap zou dit betekenen dat bijvoorbeeld sloten en bruggen moeten worden gekoppeld aan de bijbehorende geografische locatie, vergunningen en zaken. Deze functionaliteit werd nog niet ondersteund in xxllnc Zaken, daarom hebben we dit met elkaar ontwikkeld. Een mooie uitdaging voor xxllnc Zaakgericht! Hiervoor gingen we de samenwerking aan met de verschillende gebruikersgroepen, van klantcontactcenter tot buitendienst.

Voordelen voor Wetterskip

Samen met het waterschap koppelden we de objecten aan de juiste zaken – in totaal 30.000 – en richtten we meer dan 50 zaaktypes in. Dit was de basis voor de nieuwe manier van werken. De inzet van xxllnc Zaken levert inmiddels de volgende voordelen op:

• Buitendienstmedewerkers kunnen ter plekke het systeem raadplegen en zien wat daar speelt. Dat maakt anticiperen op de situatie heel eenvoudig. In een oogopslag is duidelijk welke initiatieven spelen op de locatie, wat de wensen in het veld zijn en of daar bijvoorbeeld vergunningen lopen of niet.
• Objecten zoals sloten en bruggen worden gemakkelijk aangemaakt en via een API bijgewerkt. En op basis van regels gebeurt dit volledig automatisch.
• Bestaande processen binnen het waterschap kunnen relatief eenvoudig worden omgezet naar zaaktypes. Met een paar klikken rondt de behandelaar een zaak af, wat veel tijdwinst oplevert.
• De inwoner is altijd goed geïnformeerd. Wil iemand weten of de gemelde olievlek al is opgeruimd? De klantenservice heeft het antwoord paraat.

Annet Wieringa, programmamanager zaakgericht werken bij Wetterskip Fryslân, concludeert: “We zijn trots hoeveel dit nieuwe zaaksysteem bijdraagt aan de kwaliteit van onze dienstverlening.”

Inmiddels is het Wetterskip zelfs een echte kenner geworden op het gebied van zaakgericht werken. Andere waterschappen hebben al aangeklopt om van hun expertise gebruik te maken. Bovendien zijn de medewerkers van het waterschap zó enthousiast over de zaakgerichte aanpak dat wordt overwogen deze ook voor de online dienstverlening in te zetten.

Voor dit succesverhaal is Annet Wieringa, programmamanager zaakgericht werken bij Wetterskip Fryslân, geïnterviewd.