Verplichting digitale terinzagelegging uitgesteld naar 1 juli 2023

De Wep is dus al even van kracht, maar de verplichting van de digitale terinzagelegging van onderliggende stukken van een besluit is al een aantal keer uitgesteld en stond nu gepland voor 1 januari 2023. Na overleg met de Vereniging Nederlandse Gemeenten, het Interprovinciaal overleg en de Unie van Waterschappen is geadviseerd om de verplichting op 1 juli 2023 en nog niet op 1 januari 2023 in te laten gaan. De staatssecretaris heeft daarmee ingestemd. Overheden hebben op die manier meer tijd om hun software op orde te krijgen.

Vanaf 1 juli 20223 vindt terinzagelegging daarom als volgt plaats: in het elektronisch blad wordt een kennisgeving (zakelijke weergave) van het besluit gepubliceerd. In deze kennisgeving wordt een hyperlink naar een vindplaats opgenomen waar documenten digitaal ingezien kunnen worden. Dat zijn dus documenten die relevant zijn voor de beoordeling van het voorgenomen besluit.

Welke stukken zijn dan relevant? Dat zijn stukken die redelijkerwijs nodig zijn voor de beoordeling van het ontwerpbesluit Dat gaat meestal over het aanvraagformulier en documenten die de aanvraag beschrijven zoals bouwtekeningen en adviezen of door het bestuursorgaan opgestelde documenten, zoals gebiedsplannen.

Het voordeel van de digitale terinzagelegging is dat het gehele proces van inzage en kan worden versneld, omdat men niet meer fysiek naar een locatie hoeft te komen, maar de documenten simpelweg online geraadpleegd kunnen worden. Deze wijziging brengt echter wel een extra werklast met zich mee: vanwege de aanwezigheid van bijvoorbeeld persoonsgegevens moeten alle documenten goed geanonimiseerd zijn. Bij digitale terinzagelegging is vanwege de beperkte vorm van toezicht, de kans op een datalek is immers nog groter dan bij fysieke inzage.

Aangezien het misschien om wel honderden documenten per week kan gaan is het van belang om goed voorbereid te zijn. Met behulp van de software van xxllnc kan je ervoor zorgen dat je alle documenten kan publiceren waarvan de Wep dat vereist en tegelijkertijd aan alle privacy-vereisten voldoet. Gebruikers worden met behulp van onze software zelf in staat gesteld om bijvoorbeeld persoonsgegevens op efficiënte wijze te anonimiseren. Naast onze software hebben we ook voldoende juridische kennis in huis om je organisatie te adviseren. Mocht je vragen hebben over de Woo, de Wep of andere zaken neem dan vrijblijvend contact op.

Veelgestelde vragen over de Wep:

• Wat is de Wet elektronische publicaties (Wep)? De Wep is een Nederlandse wet die op 1 juli 2021 van kracht is geworden en decentrale overheden verplicht om bepaalde bekendmakingen en kennisgevingen van vergunningen te publiceren via DROP op Overheid.nl.
• Wat is de digitale terinzagelegging van voorgenomen besluiten en wanneer is deze gepland om van kracht te worden? De digitale terinzagelegging van voorgenomen besluiten is een verplichting onder de Wep waarbij decentrale overheden bepaalde documenten digitaal ter inzage moeten aanbieden. Deze verplichting was oorspronkelijk gepland om op 1 januari 2023 van kracht te worden, maar is uitgesteld tot 1 juli 2023.
• Hoe werkt digitale terinzagelegging? Digitale terinzagelegging werkt door het publiceren van een kennisgeving (zakelijke weergave) van het besluit in het elektronisch blad, met een hyperlink naar een locatie waar de relevante documenten digitaal ingezien kunnen worden. Dit zijn meestal documenten die nodig zijn voor de beoordeling van het voorgenomen besluit.
• Wat zijn de voordelen van digitale terinzagelegging? Een voordeel van digitale terinzagelegging is dat het proces van het inzien van documenten kan worden versneld, aangezien mensen niet fysiek naar een locatie hoeven te gaan om de documenten te bekijken; ze kunnen simpelweg online worden bekeken.
• Wat zijn de mogelijke uitdagingen van digitale terinzagelegging? Een mogelijke uitdaging van digitale terinzagelegging is de extra werklast die nodig is om alle documenten goed te anonimiseren vanwege de aanwezigheid van persoonsgegevens. Er is ook een verhoogd risico op een datalek bij digitale terinzagelegging vanwege het beperkte toezicht vergeleken met fysiek inzien.