Samen software inkopen, toch flexibel blijven

Samenwerkingsverbanden binnen de overheid zijn in opkomst. Dit komt mede door de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) in 2022, waardoor ook (publiekrechtelijke) samenwerking mogelijk is tussen provincies, gemeenten en waterschappen. In het verlengde hiervan gaan steeds meer gemeenten samen, van 431 in 2010 tot 328 in 2025. Beide trends maken gezamenlijke software-inkoop logisch en aantrekkelijk.

Waarom samen software inkopen aantrekkelijk is

Als een samenwerkingsverband specifiek op zoek gaat naar één systeem om in samen te werken, dan is de keus voor één leverancier een logische stap. Ook wanneer de diverse organisatieonderdelen een zekere mate van autonomie willen behouden, kan gezamenlijke inkoop voordelig zijn: doordat er één leverancier is, zorgt die ervoor dat de verschillende onderdelen technisch goed op elkaar aansluiten. Bovendien betekent gezamenlijk inkopen dat er een mooie prijs kan worden uitonderhandeld.

We zien echter ook dat het gezamenlijk inkopen van software binnen samenwerkingsverbanden tot uitdagingen kan leiden. Denk bijvoorbeeld aan de volgende scenario’s:

• Een groep gemeenten heeft op bestuurlijk niveau bepaald dat ze gaan samenwerken. Maar in de uitvoering hebben ze allemaal hun eigen tempo. Zo wil de ene gemeente al aan de slag met een portaal om de burgers digitaal te ondersteunen, terwijl een andere gemeente zijn interne proces nog niet op orde heeft.
• Een overheidsorganisatie begint een samenwerking, maar wil bij nader inzien toch solo verder. Wat je dan niet wilt, is dat een bestaande ICT-infrastructuur uit elkaar moet worden getrokken. Ook wil je als overheidsorganisatie niet alles opnieuw moeten opbouwen.

Tot slot, bedenk dat de manier waarop de openbare sector acteert afhankelijk is van wet- en regelgeving. Die is voortdurend in beweging, onder andere door verkiezingen en nieuwe EU-regels zoals de Data Governance Act en de Interoperable Europe Act, die gelden vanaf 2024 en 2025.Allemaal redenen waarom je als overheidsorganisatie wendbaar wilt blijven.

Flexibiliteit begint bij slimme eisen

Je kunt de voordelen van gezamenlijke software-inkoop prima combineren met een aanpak die past bij elke organisatie. Zo voorkom je dat je vastzit aan een samenwerking die later toch niet goed blijkt te werken. Het is een schone taak van de aanbestedende dienst om duidelijke eisen te stellen. Gaat het bijvoorbeeld om een totaaloplossing voor een samenwerkingsverband van gemeenten, dan moet de eis zijn dat iedere gemeente ook individueel optimaal wordt bediend, waarbij een exit uit het grotere systeem altijd mogelijk is.

Hoe dat er in de praktijk uitziet? Om onze klanten optimale flexibiliteit te bieden, bouwen we bij xxllnc ICT-omgevingen modulair op. Voor de kenners: dit gebeurt op basis van microservices. Op die manier is het loskoppelen of bijschakelen van organisatieonderdelen geen enkel probleem. Ook is het mogelijk dat diverse omgevingen naast elkaar bestaan met elk hun eigen volwassenheid. Wil je eens sparren over jouw uitdagingen? Neem contact met ons op.