BlogZaakgericht

Een nieuw zaaksysteem implementeren? Deze 6 stappen doorlopen we samen

Wat komt er allemaal op jullie af? In dit artikel neemt collega Jinte Felice het xxllnc-stappenplan met je door.

Een nieuw zaaksysteem implementeren? Deze 6 stappen doorlopen we samen

Is jouw organisatie op zoek naar een modern en gebruiksvriendelijk zaaksysteem? Dan is de kans groot dat onze naam voorbij komt. Wanneer het besluit wordt genomen ook echt voor ons te kiezen, volgt meteen de volgende vraag; wat komt er allemaal op jullie af? In dit artikel neemt collega Jinte Felice het xxllnc-stappenplan met je door.

Elke klant is anders, weet Jinte uit de praktijk. “De implementatie van xxllnc Zaken kan drie maanden duren, maar ook drie jaar,” vertelt ze. Hoe lang een implementatie duurt is helemaal afhankelijk van de wensen van jouw organisatie. Denk bijvoorbeeld aan de mate van zaakgericht werken, het aantal processen dat specifiek ingericht wordt of het aantal koppelingen dat nodig is. Van korte en eenvoudige tot lange en ingewikkelde implementaties – Jinte, inmiddels product owner, heeft het in haar tijd als implementatieconsultant allemaal voorbij zien komen.

Een zaaksysteem implementeren in 6 stappen

Hoe laten we de implementatie zo soepel mogelijk verlopen, met het door jullie gewenste eindresultaat? Dat is de rode draad in ieder project. Tijdens de aanbesteding krijgen we voor het eerst inzicht in jullie wensenlijstje. Zo weten we precies wat een oplossing voor zaakgericht werken moet kunnen.

Nadat de opdracht aan ons gegund wordt, kunnen we aan de slag. Om soepel te kunnen inspelen op jullie behoeften bestaat ons implementatietraject uit een aantal vaste elementen. Het volgende stappenplan zorgt voor een stevige basis die we vervolgens vertalen naar een plan op maat:

  • Er vindt een kennismaking plaats van onze consultant met iedereen die binnen de organisatie bij de implementatie betrokken is, zoals de IT-manager en de leden van de projectgroep.
  • De kick-off met de projectgroep is bedoeld om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen. Iedereen binnen deze groep moet het einddoel van het project begrijpen, maar ook de weg daar naartoe. Wij adviseren ook altijd om een kick-off voor de eindgebruikers te organiseren. “Want je wilt de organisatie meenemen,” legt Jinte uit.
  • In de kadersessies bepalen we vervolgens op hoofdlijnen hoe de inrichting van het systeem eruit komt te zien, bijvoorbeeld op het gebied van archivering (MDTO!) en rollen en rechten. Deze afspraken vormen de basis van de implementatie. Vaak geven we als onderdeel van de kadersessies ook nog trainingen voor functioneel beheer. Het precieze pakket aan sessies is toegespitst op jouw situatie. Erika Hietland, functioneel beheerder bij de gemeente Zutphen: “Aan de hand van de kadersessies werden we aan de hand genomen en werd meegedacht over de inrichting. Zoals hoe transparant willen we zijn of welke verschillende rollen en rechten richten we in.”
  • We gaan bouwen! De OTAP-straat vormt de basis. We leggen de basiskoppelingen; denk hierbij aan de e-mailkoppeling, ADFS/Azure en DigiD/eHerkenning. Daarnaast gaan we ook aan de slag met specifieke koppelingen, bij elk van deze koppelingen hoort een aparte kick-off, acceptatiedag en productiedag. Ook richten we zaaktypen in. Hierbij maken we slim gebruik van bestaande modellen, dik en dun zaaktype en/of de i-Navigator. Dit zorgt er voor dat we snel processen kunnen inrichten en de organisatie op dezelfde herkenbare wijze werkt.
  • Het is tijd dat de gebruikers van xxllnc Zaken met het systeem leren werken. Afhankelijk van de wensen leiden we bijvoorbeeld jullie collega’s op tot trainers of gaan we zelf aan de slag met training van de eindgebruikers.
  • We gaan live! We trakteren niet alleen op taart, we zijn de eerste dagen ook nog bij jou op locatie om vragen te beantwoorden en eindgebruikers op weg te helpen.
Aan de slag!

Ook nadat het systeem live is, blijven we naast je staan. Want processen zijn altijd in beweging. Daarom blijven we met je meedenken hoe je slimmer en beter met xxllnc Zaken kunt werken, bijvoorbeeld door nieuwe processen in te richten. Dit alles met als doel dat iedereen volledig zaakgericht en zelfstandig kan werken in en aan processen in het zaaksysteem.

Ruud Storcken, Hoofd informatiemanagement bij de gemeente Venlo, vertelt dat ze niet voor niets kozen voor xxllnc Zaken: “Gemeente Venlo en xxllnc spreken dezelfde taal, waardoor dit implementatieproject nauwelijks obstakels heeft gekend. De communicatie en samenwerking is buitengewoon sterk. Hierdoor kan ik met trots zeggen dat wij in 6 maanden live gegaan zijn met het zaaksysteem.”

En wie weet, bevalt het werken met ons zaaksysteem jullie zo goed, dat we ook koppelingen naar (een deel van) onze andere applicaties kunnen leggen. Daarmee haal je niet alleen het maximale uit het systeem, maar ook uit jouw organisatie.

Meer items

Lees verder

Gebruik vandaag nog jouw eerste applicatie..