De Archiefwet 2026: een nieuwe kijk op informatiebeheer

Wat verandert er met de Archiefwet 2026?

Overheidsorganisaties werken met steeds meer informatie, in verschillende vormen en via verschillende systemen. De Archiefwet 2026 sluit daarom beter aan bij de praktijk van vandaag. De wet besteedt daarbij aandacht aan het beheer van informatie gedurende de hele levenscyclus, van het ontstaan tot aan de duurzame bewaring.

Zo wordt de overbrengingstermijn verkort van twintig naar tien jaar. Dat maakt het belangrijk om blijvend te bewaren informatie eerder klaar te hebben voor overbrenging. Informatie kan daardoor ook eerder openbaar worden. Dat vraagt om tijdige keuzes te maken over welke informatie voor blijvende bewaring in aanmerking komt en hoe deze informatie daarop wordt voorbereid.

Daarnaast krijgt duurzame toegankelijkheid vanaf het ontstaan van informatie een duidelijkere plek in de nieuwe wet. Archivering wordt vanaf het begin meegenomen bij de inrichting van processen en systemen. Informatiebeheer krijgt daarmee gedurende het hele proces aandacht, vanaf het moment dat informatie ontstaat.

Ook wordt het belangrijker dat organisaties kunnen laten zien hoe informatie wordt beheerd, en wordt het toezicht daarop versterkt. Dat maakt het belangrijker om goede afspraken te hebben en duidelijk te maken hoe die afspraken in de praktijk worden toegepast.

De nieuwe wet vraagt om een bredere blik op informatie: welke informatie ontstaat binnen de organisatie, welke informatie heeft blijvende waarde, en hoe blijft deze informatie ook op langere termijn toegankelijk?

Informatie ontstaat overal binnen de organisatie

Informatie ontstaat op veel verschillende plekken binnen de organisatie. Denk bijvoorbeeld aan e-mails, chatberichten, websites, datasets of foto's en video's.

Informatie over één proces kan verspreid staan over verschillende bronnen. Een deel wordt bijvoorbeeld beheerd in een zaaksysteem, terwijl andere informatie in een regiesysteem, een e-mail of een andere applicatie staat. Wie later wil terugzien wat er binnen een proces is gebeurd, heeft mogelijk informatie uit meerdere bronnen nodig.

Tijdens het gebruik van informatie worden al belangrijke keuzes gemaakt over opslag, beheer, behoud en vernietiging. Die keuzes hebben invloed op de kwaliteit en bruikbaarheid van wat er uiteindelijk wordt bewaard.

Een goed moment om te beginnen

De komst van de nieuwe Archiefwet is een goed moment om de huidige situatie in kaart te brengen. Zo ontstaat een concreet beeld van wat al goed geregeld is en waar richting 2027 nog aandacht nodig is. Is het bijvoorbeeld duidelijk welke informatie bewaard moet blijven en welke informatie kan worden vernietigd? En kan informatie uiteindelijk compleet en in de juiste context worden overgebracht?

Dat hoeft niet allemaal tegelijk te worden aangepakt. Begin met inzicht in jouw informatieketen en in de plekken waar informatie ontstaat en wordt beheerd . Van daaruit kun je bepalen welke stappen prioriteit hebben . De invoering van de wet is daarmee geen eindpunt, maar een goed moment om het informatiebeheer blijvend te verbeteren.

Lees verder over de Archiefwet 2026

In de whitepaper 'De nieuwe Archiefwet: wat verandert er?' gaan we dieper in op de belangrijkste wijzigingen, de gevolgen voor informatiebeheer, en de vragen waarmee een organisatie vandaag al kan beginnen.