Slim samenwerken in de bijhouding van de BAG, WOZ en BGT: BsGW loopt voorop met xxllnc Samenwerkingsportaal!

Het idee

Het project begon met een uitgebreid onderzoek naar de meest optimale manier van samenwerken tussen bronhouders van de BAG, WOZ en de BGT. In een aantal bijeenkomsten is er met alle partijen intensief gesproken over wat er nodig is om prettig en efficiënt samen te werken in de bijhouding van de BAG, WOZ en BGT (vooruitlopend op de SOR) en om de kwaliteit van de objectkenmerken in de genoemde basisregistraties duurzaam op orde te houden. Aansluitend zijn we samen met de BsGW, het Gegevenshuis, ECGeo en een flink aantal gemeenten aan de slag gegaan om het Samenwerkingsportaal in een iteratief ontwikkelingsproces vorm te geven.

De praktijk

Het xxllnc Samenwerkingsportaal is een administratief-geografische omgeving waarin gemeenten, samenwerkingsverbanden en gemeentelijke belastingkantoren betrouwbaar en efficiënt kunnen samenwerken voor het bijhouden van de BAG, WOZ en BGT. Wie er waar dan ook in de keten iets aanpast, met het samenwerkingsportaal weet je als bronhouder 100% zeker dat de BAG, WOZ en BGT synchroon blijven. Bij elke wijziging worden je medebronhouders op basis van gebruiksvriendelijke, slimme en intuïtieve werkprocessen (inclusief documenten) realtime geholpen hun eigen registratie te actualiseren. Dat bijwerken kan in een aantal gevallen zelfs geautomatiseerd! Naast de bijhoudingsprocessen zie je binnen de applicatie elk object uit de BAG-, WOZ- en BGT- in samenhang weergegeven. Dit kan doordat we landelijke voorzieningen (‘Haal Centraal’) en kernregistraties realtime met elkaar integreren. Het Samenwerkingsportaal ziet bulkmatige verschillen ook geautomatiseerd en biedt deze ook direct ter beoordeling/ verwerking aan de bronhouder aan. Zodra de verwerking in de bronapplicatie is afgerond, wordt er over alle betrokken registraties heen gecontroleerd of de nieuwe gegevens in alle basisregistraties nog steeds goed met elkaar overeenstemmen.

Het idee is dus succesvol in praktijk gebracht, en hoe vinden onze klanten dat:

• Angela van Ool, GEO medewerker, gemeente Beesel: "Het werken met losse Excellijstjes en e-mails behoort nu gelukkig tot het verleden! Alle communicatie verloopt via het Samenwerkingsportaal waardoor direct duidelijk is op welk WOZ- of BAG-object de melding van toepassing is. Verder is het erg fijn dat we nu de actuele BAG-WOZ en BGT-informatie in één oogopslag kunnen zien. De samenwerking met xxllnc is erg goed verlopen. Ze staan open voor onze wensen, komen zelf met initiatieven, reageren snel en komen de afspraken keurig na."
• René Beerens, Senior medewerker Vastgoed, BsGW: "Ik ben erg tevreden over de ontwikkeling en uitrol van het Samenwerkingsportaal in Limburg. Het Samenwerkingsportaal gaat enorm gunstig bijdragen aan de afstemming in bijhouding van objectkenmerken van de gemeenten, samenwerkingsverbanden en de BsGW. We zijn ontzettend blij dat het Samenwerkingsportaal met zoveel enthousiasme bij ons en onze deelnemers is ontvangen!"
• Sharon Janssen-Merx, BAG/WOZ-specialist bij het Gegevenshuis: Vanaf de eerste gesprekken over de ontwikkeling tot na de livegang, ben ik enthousiast over het Samenwerkingsportaal. Het vereenvoudigt de uitwisseling en samenwerking voor alle betrokken partijen, alles komt samen op een plek. Geen Losse flodders meer en alle WOZ-BAG gegevens overzichtelijk samengevoegd. Samenwerken met xxllnc voelt aan als werken met een eigen team. Gezamenlijk een mooi product neerzetten dat voldoet aan alle wensen!

We zetten een aantal van de voordelen van het werken met het xxllnc Samenwerkingsportaal nog even kort op een rijtje:

• Er is zicht op de kwaliteit van de registraties;
• Beheerders kunnen naar een gezamenlijke werkelijkheid kijken: alle benodigde gegevens zijn samengebracht in één portaal zodat in de keten altijd over dezelfde situatie wordt gesproken;
• Er ontstaat zicht en grip op eventuele verschillen tussen de BAG, WOZ en BGT, zodat de kwaliteit van de registraties hoog is EN blijft. Ook al is het beheer bij verschillende partijen ondergebracht;
• Er is een gestructureerd proces in het portaal om samen, eenvoudig verschillen op te lossen;
• Samenwerken in ons Samenwerkingsportaal maakt dat je begrip krijgt voor elkaars belangen, zodat niet alleen de software, maar ook de zachte kant van de samenwerking beter wordt;
• Alle gegevens om verschillen weg te kunnen werken worden in het portaal getoond. Dit zodat een BAG/WOZ/BGT-beheerder niet in meerdere registraties hoeft te zoeken en te vergelijken. Dit scheelt tijd omdat er niet naar verschillen hoeft te worden gezocht. De gegevens die nodig zijn om verschillen te kunnen corrigeren zijn al voorhanden. Afstemming in de keten kan eenvoudig en geïntegreerd worden gezocht. Binnen de werkprocessen is altijd duidelijk wie op welk moment de actiehouder is;
• Binnen het Samenwerkingsportaal kun je eenvoudig terugmeldingen over kwaliteit van kenmerken plaatsten en ontvangen;
  Door het in gezamenlijkheid tonen en opwerken van de BAG, WOZ, BGT en BRK maken we een grote stap naar de SOR en komt centrale objectvorming binnen handbereik;
• Het Samenwerkingsportaal bevat realtime rapportages over de registraties heen, zodat altijd duidelijk is met welke kwaliteit wordt gewerkt en hoe dit waar nodig kan worden bijgesteld.