Waarom zaakgericht werken werkt
Zaakgericht werken zit in het DNA van xxllnc. Een van de organisaties waaruit we zijn voortgekomen, heette niet voor niets Zaaksysteem.nl. Inmiddels bieden we meerdere applicaties aan op dit gebied en werken we er continu aan het informatielandschap van de overheid steeds slimmer en efficiënter te maken. Tijd om ons Team Zaakgericht aan de tand te voelen in een interview!
Van vergunningsaanvraag tot bestuurlijke besluitvorming; onze slimme applicaties maken het uitvoeren van digitale processen makkelijker. En met onze kennis van zaakgericht werken, tillen wij jouw bedrijfsvoering, dienstverlening en informatievoorziening structureel naar een hoger niveau. Om dit waar te maken houdt Team Zaakgericht vast aan 4 principes.
Succesfactor #1: De gebruiker vormt de basis
“Voorheen schaften overheidsorganisaties een applicatie aan en moesten ze hun proces aanpassen aan hoe die applicatie werkte. Wij proberen juist andersom te denken,” vertelt Manager Business Development Gelmer van den Noort. “Hoe wij kijken is: hoe werkt iemand bij de gemeente of overheidsorganisatie en hoe kan het systeem daarbij faciliteren?”
Want zaakgericht werken moet geen doel op zich zijn, maar een middel om de organisatiedoelstellingen te behalen. Ons team vertaalt deze doelstellingen naar een zaakgerichte aanpak. Onderdeel daarvan is het stroomlijnen van het informatiemanagement van de organisatie, wat onder meer zorgt voor efficiënte, transparante processen en meer grip en sturing op doorlooptijden en afhandeling.
Succesfactor #2: Zaakgericht werken = standaardiseren
Ook Commercieel Directeur Peter Moen is bij het interview aangeschoven. Hij denkt graag mee met alle teams. Peter benadrukt het belang van standaardisatie binnen zaakgericht werken: iedere procesgang is makkelijk na te gaan, met traceerbare, transparante processen.
Wanneer klanten organisatiebreed dezelfde werkwijze in processen kunnen aanhouden – met dezelfde herkenbare, transparante dienstverlening – biedt dit gemak voor de samenwerking tussen interne gebruikers, en ook voor die met externe betrokkenen. Als alle stappen en overwegingen (zaakgericht) worden gedocumenteerd en overzichtelijk beschikbaar zijn, ontstaat er meer grip en sturing op doorlooptijden en afhandeling van je zaken.
Een uniforme werkwijze vergemakkelijkt ook het delen van kennis en data. “Anders ga je appels met peren vergelijken,” zoals Peter aangeeft. Kortom, als je niet gestandaardiseerd werkt, zul je ook niet de stap naar een datagedreven proces kunnen zetten. Datagedreven werken is onlosmakelijk verbonden met onze visie voor zaakgericht werken om een steeds betere dienstverlening op alle vlakken te realiseren.
Succesfactor #3: Wij geloven in Common Ground
Het huidige stelsel voor gegevensuitwisseling maakt het moeilijk om bedrijfsvoering en dienstverlening snel en flexibel te vernieuwen, efficiënt om te gaan met data en te voldoen aan de privacywetgeving. De Common Ground-aanpak is het antwoord op die uitdagingen. Daarbij wordt data losgekoppeld van werkprocessen en applicaties. Gegevens worden bij de bron opgehaald in plaats van ze herhaaldelijk te kopiëren en op te slaan.
Dit maakt het werk van de IT-specialist binnen een gemeente een stuk eenvoudiger. Zo houdt die meer tijd over voor het verbeteren van de bedrijfsvoering. En dat leidt weer tot het echte doel: de burger die sneller en beter wordt geholpen.
Als warme voorstanders van Common Ground is ons zaaksysteem xxllnc Zaken ontwikkeld op basis van een open architectuur, zodat ook andere leveranciers eenvoudig kunnen koppelen met onze systemen. “We hebben inmiddels bijna elke overheidsapplicatie die gebruikt wordt wel een keer gekoppeld,” vertelt Gelmer.
Bij xxllnc zijn we wars van vendor lock-in, benadrukt de Manager Business Development. “Het is aan ons om onze meerwaarde te tonen, maar als organisaties een andere applicatie gebruiken, helemaal prima, dan koppelen we daarmee.”
Succesfactor #4: Geen rechtmatigheid zonder goede archivering
Een van de redenen om zaakgericht te werken is rechtmatigheid. Je bent immers pas compliant als je processen stap voor stap kunt volgen, waarbij archivering conform wet- en regelgeving het sluitstuk vormt. De ene gemeente archiveert graag in het zaaksysteem, de ander wil liever een aparte oplossing. Reden voor Team Zaakgericht om een losse applicatie te gaan aanbieden, zodat je ook van onze archiveringsoplossing kan gebruikmaken als je ons zaaksysteem (nog) niet gebruikt. Dit is overigens helemaal in lijn met Succesfactor #3 (‘Wij geloven in Common Ground’).
Wil je als eerste aansluiten op deze oplossing, neem dan alvast contact op met Teamlead Customer Success Laurens van Wijk. En als je nog een andere vraag hebt over Team Zaakgericht en zijn werkzaamheden, Manager Joey Slingerland vertelt je graag meer!
